询价是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这是常态性的采购，需求的形态又是属于标准零件，对于供应商来说比较不会有问题。但是在新产品开发时，对于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。一、询价项目的“品名”与“料号”
二、询价项目的“数量”
三、询价项目的“规格书”
四、询价项目的“品质”要求
五、询价项目的“报价基础”要求
六、买方的“付款条件”
七、询价项目的“交期”要求
八、询价项目的“包装”要求
九、“运送地点”与“交货方式”
十、询价项目的“售后服务”与“期限”要求
十一、供应商的“报价到期日”
十二、“保密协定”的签署文件
十三、“采购人员”与“技术人员”的姓名及联络电话：
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